إدارة المشتريات والمناقصات في المستشفيات: من طلب الشراء حتى تقييم المورد

قرار الشراء هو ما يحدد ما يصل إلى الرف. فإذا اختير منتج غير مناسب، أو مورد غير ملتزم، أو عقد بلا غرامات، فلن تُصلح أي إدارة مخزون المشكلة لاحقًا، وستظهر في صورة نواقص وشكاوى وتكلفة أعلى.

في هذا الدليل نشرح إدارة المشتريات في المستشفيات خطوة بخطوة، مع التركيز على المناقصات الطبية وتقييم الموردين.

يبدأ كل شراء باحتياج: إعادة طلب صنف مخزني، أو منتج جديد يطلبه الأطباء، أو جهاز جديد. تأكد أولًا أنه لا يوجد عقد أو صنف معتمد يغطي الاحتياج نفسه.

المواصفات تصف ما تحتاجه، لا الماركة التي تريدها. وتشمل:

• المتطلبات الإكلينيكية والفنية (المقاسات، والخامة، والتعقيم، والتوافق مع الأجهزة)
• المتطلبات التنظيمية (التسجيل لدى الجهة الصحية المختصة والشهادات)
• التعبئة، وبيانات العبوة، والحد الأدنى للصلاحية عند التوريد، وظروف التخزين
• التدريب والتركيب والصيانة وقطع الغيار للأجهزة

اكتب المواصفات بمشاركة المستخدمين الإكلينيكيين، فمعظم النزاعات اللاحقة سببها مواصفات غامضة.

حدد الموزعين والوكلاء المسجلين والمعتمدين. وفي الأصناف الحيوية، حاول أن يكون لديك موردان مؤهلان على الأقل.

المستشفيات الحكومية ملزمة بقوانين التعاقدات الحكومية ومنصات الشراء الإلكتروني في بلدها (مثل منصة اعتماد في السعودية)، بينما تحدد المستشفيات الخاصة حدود الصلاحيات في سياسة مشتريات داخلية.

تعتمد مستشفيات كثيرة في المنطقة على نظام المظروفين:

1. المظروف الفني أولًا: مطابقة المواصفات، والعينات، والشهادات، والتسجيل، وقدرة المورد.
2. المظروف المالي ثانيًا: لا تُفتح الأسعار إلا للعروض المقبولة فنيًا.

بهذا لا يطغى السعر المنخفض على الجودة. احتفظ بنموذج تقييم موثق، وتأكد من إقرار أعضاء اللجنة بعدم وجود تعارض مصالح.

رسِّ المناقصة على العرض الأفضل قيمة من بين العروض المطابقة، وتفاوض على ما هو أكثر من السعر: مدة التوريد، والمخزون الأمانة (Consignment)، وشروط الدفع، والتدريب، والضمان، ومدة ثبات السعر، وأحجام العبوات.

العقد الجيد يتضمن:

• الصنف والمواصفات والسعر ومدة ثبات السعر
• مدة التوريد ومكانه والحد الأدنى للصلاحية عند الاستلام
• غرامات التأخير أو التوريد الناقص، وحق الشراء من مورد آخر على حساب المورد المتأخر
• شروط الاستدعاء والإرجاع والاستبدال، بما فيها الأصناف قريبة الانتهاء
• آلية الشكاوى، ومؤشرات الأداء التي سيُقاس بها المورد

المشتريات لا تنتهي بتوقيع العقد. قِس أداء كل مورد، وراجع النتائج كل ربع سنة، واستخدمها في المناقصة التالية.

قيّم كل مورد من 1 إلى 5 في كل معيار، واضرب الدرجة في الوزن، ثم اجمع النتائج:

يتفوق المورد (أ) بفارق بسيط بهذه الأوزان. أما لو كان الالتزام بالتوريد أهم، كما في الأصناف الحيوية، فقد يتقدم المورد (ب). لذلك يجب الاتفاق على الأوزان قبل التقييم.

• توحيد الأصناف: الاتفاق مع الأطباء على عدد أقل من الماركات والمقاسات للاحتياج نفسه. أصناف أقل تعني كميات أكبر لكل صنف، وأسعارًا أفضل، ومخزونًا أبسط.
• الشراء المجمّع: تجميع احتياجات الأقسام، أو مستشفيات المجموعة الواحدة، أو تحالف شراء، للتفاوض على أسعار وشروط أفضل.

• الترسية على أرخص سعر فقط، ثم دفع الثمن في تأخير التوريد والشكاوى.
• مواصفات غامضة تسمح بفوز منتجات غير مكافئة.
• تحوّل الشراء الطارئ إلى روتين، وهي علامة على مشكلة في التخطيط أو المخزون.
• عقود بلا مستويات خدمة أو غرامات.
• غياب بيانات أداء المورد عند التجديد.

• سلاسل الإمداد في المستشفيات: الدليل الشامل
• إدارة المخزون في المستشفيات
• سلسلة التبريد وإدارة الصلاحية في الصيدليات